Que diriez-vous de vous libérer des tâches fastidieuses liées au traitement des factures fournisseurs ? La dématérialisation facture offre aux entreprises des avantages tels qu’un gain de temps significatif, des économies sur les coûts de traitement, une visibilité améliorée et une sécurité renforcée des données.
Plan de l'article
Quels sont les enjeux et défis liés à la dématérialisation facture ?
La dématérialisation facture remplace le traitement manuel des factures papier par une automatisation avec des factures numériques. Plusieurs méthodes de dématérialisation existent. La numérisation des factures papier peut être nécessaire, impliquant l’utilisation de dispositifs tels que des scanners, la LAD (lecture automatique de documents) et l’OCR (reconnaissance optique de caractères).
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Dans d’autres cas, les factures et leurs données existent déjà au format électronique, structuré ou non. La totalité du processus, depuis le traitement jusqu’à la validation et l’imputation des factures, peut être automatisée et numérisée dès qu’elles sont au format approprié.
La dématérialisation facture fournisseur est complexe en raison des règles spécifiques de chaque fournisseur, tant en termes de support que de canal de diffusion. Ces solutions facilitent la réception électronique et automatisent le traitement des factures. Découvrez plus de détails sur cette page montrant les avantages de la dématérialisation facture fournisseur.
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Les raisons de migrer vers la dématérialisation facture fournisseur ?
Le processus conventionnel de gestion des factures implique plusieurs étapes, telles que :
- L’ouverture des enveloppes
- La saisie des données
- L’archivage des documents.
Ces tâches, bien que nécessaires pour traiter les factures des fournisseurs, sont à la fois chronophages et laborieuses. Elles présentent des opportunités multiples d’erreurs de saisie, d’omissions, de retards de paiement, voire d’exposition à des risques juridiques et fiscaux.
Par conséquent, l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation facture fournisseur entrante présente de nombreux avantages :
Une collaboration efficiente avec les fournisseurs
Vous renforcez la réputation de votre entreprise auprès de vos clients et partenaires. Cela vous offre une plus grande marge de manœuvre dans les négociations. La réduction du risque d’erreur contribue à prévenir les litiges.
La conformité à la législation sur la facturation électronique
La dématérialisation de la facture fournisseur assure la traçabilité, l’intégrité et la lisibilité. C’est une exigence pour se conformer à la loi finance en 2026. De plus, elle simplifie la mise en œuvre de la Piste d’Audit Fiable (PAF).
Une économie temps et argent
En optimisant les opérations, vos équipes économisent du temps et peuvent se consacrer à des activités plus enrichissantes. De plus, le coût de traitement de chaque facture est minimisé grâce à une gestion accélérée des processus.
Un maîtrise vos achats pour une gestion financière solide
Vous possédez une compréhension approfondie de vos obligations envers vos fournisseurs. Vous surveillez attentivement les dépenses engagées et vous honorez vos engagements financiers de manière consciencieuse.
Une approche sans papier
La dématérialisation des documents joue un rôle essentiel dans la préservation de l’environnement et s’inscrit dans l’engagement écologique de votre entreprise.
Quelles entreprises sont touchées ?
Peu importe le secteur d’activité, il est avantageux pour toutes les entreprises collaborant avec des fournisseurs de disposer d’un logiciel de dématérialisation. Que vous soyez artisan, dirigeant d’une TPE/PME, responsable au sein d’une grande entreprise, opérant dans l’industrie ou les services, etc.
L’utilisation régulière de factures émanant de tiers pour l’acquisition de biens, de matières premières ou la prestation de services devient plus aisée grâce à une telle solution. Elle simplifiera la gestion de vos processus de facturation, de comptabilité et de finances.
